许勇

　　随着全球化、信息化和网络化的发展,计算机被广泛地应用到各个领域,在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案,电子档案作为信息社会发展的产物,已成为档案必不可少的重要组成部分。因此,我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流,正确积极地认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究,推进我国档案管理的电子化进程。　　
　　要发展并利用好电子档案,首先要做好电子档案的安全保障工作。我们在实际工作中总结如下防范要点:一要完善体制,建立统一的电子文件管理标准。首先,应实行文件管理与档案管理统一领导和规划,使二者同步发展；其次,要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责,确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次,要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后,档案部门在接收电子文件时,要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。二要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式,或对部分电子文件加密,从而做到对电子文件进行特定的保护。三要做好电子档案使用中的控制与管理。首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别,进行利用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。其次,要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求,对其利用权限进行确认后,再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝,应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三,要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容,应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动生成相关记录,以作为日后查证的依据。四要优化专业结构,建立一批新时代的档案管理人员队伍。一方面,要多渠道引进专业的技术和管理人员,尽量使用素质高、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
　　在信息化迅速发展的今天,在加强电子档案管理工作时,要根据电子档案的特点,不仅要注重硬件建设,充分利用计算机技术和网络技术,更要注重软件建设,建立健全电子文件及电子资料管理制度,不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样,才能顺应时代的发展,准确、快速地向社会提供有利的信息资源,最终做到既能节约开发资源,又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。