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2018年04月11日
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浅析事业单位档案管理信息化建设



  潘桂霞

  推动事业单位档案管理信息化建设是适应现代社会发展需要,改进事业单位档案管理工作的有效途径。在信息化背景下,事业单位档案管理工作也面临着一些新问题,需要用信息化的思维方式对事业单位档案管理工作进行重新审视,找出提升事业单位档案管理信息化建设的有效措施。
  实现数字化的档案管理模式。作为保存档案原文件的重要手段,数字化的档案管理模式是现阶段事业单位进行档案管理信息化建设的主流模式。首先,通过对先进科学技术的利用,将所有档案信息进行数字化转换并保存,建立完整的全文数据库以及档案目录数据库,给档案使用人员提供了巨大的方便,实现了数据检索无遗漏的基本功能,只要输入相应的检索条件,就可以找出全部符合条件的有用信息。其次,可以快速的查找出全部符合条件的信息,依靠现代计算机系统,以秒来计算数据信息的检索速度,能以最快的速度为使用者提供相关数据信息,从而进一步提高数据的使用效率。第三,在高速的数据检索过程中,可以不用再担心对传统纸制档案的破坏,降低了检索的复杂度,极大提高了数据检索的安全性。
  建立档案管理信息化网站。档案管理部门可以通过建设网页,给档案使用人员提供服务。网页式的档案信息服务是目前开展档案管理工作的重要方式,能够实现信息资源的高效传递。事业单位的档案管理网站应借助硬盘和云存储方式,提升了数据信息存储的容量,可以全面提高档案信息量,采用计算机进行文字等资料编辑和录入,不仅降低了档案管理难度,而且提高了档案整理效率,拓展了档案数据存储。只有这样,才能将事业单位档案管理信息化建设工作真正落实到位,才能为其长远发展夯实牢固的基础。信息的传播主要依靠网络进行的,以电子文档为主进行存储,要求事业单位日常办公也使用电子文档,这样不仅提高了事业单位的日常办事效率,而且也极大的提高了事业单位的信息化水平。信息化的关键点在于共享,实现了档案数据资料的共享,也就意味着信息的实时传递,这样更有利于信息和数据的交换,可以全面提高事业单位的工作水平,进一步提高事业单位工作人员的素质,促进事业单位取长补短。事业单位档案管理采用信息化的管理方式,全面借助网站平台进行档案信息的管理,不仅极大的降低了档案管理难度,而且提高了档案管理的效率。
  提高工作人员的专业技能。新时代下,档案管理工作和传统的工作模式存在很大的不同,给工作人员提出了更高的要求。因此,事业单位应足够重视专业人才的培养,通过定期培训,加深他们对专业知识的理解,优化他们的知识结构,提高他们的专业技能和专业水平。通过建立高素质专业人才队伍,全面提高档案管理的工作效率,从而为事业单位档案管理信息化建设提供人才支撑。

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