谭光华

　　文书工作是档案工作的基础。文书工作是通过一系列互相衔接的程序和手续,完成拟制处理和管理文件材料工作。文书不仅是机关工作的纽带、领导工作的助手,更是提高工作质量和效率的关键。因此,规范文书处理工作是做好档案工作确保档案案卷质量的基础保障,两者具有密不可分的关系。
　　一、把好文件形成关,确保归档文件的质量
　　档案是由文书转化而来的,文书立卷的质量如何,直接影响和决定着档案质量。为了日后档案的有效利用,就需要在拟文时做到:给予不同情况下使用的文件以一定的名称,可以显示它的不同作用；要有明确的目的和中心,要言之有物,是什么文件,写给谁,具体内容是什么,什么时间写的,发到什么范围等,只有确保构成文件要素的完整,才能保证日后档案内容的完整；随时纠正在形成中出现的问题,严格把关,切实按照行文规范办事；注意文件格式,文件都有一定的格式,不但用纸和页面安排有一定的规格,而且文件的文体、结构、附加标记和页面等都要符合规范要求,才能保证文件的完整性、正确性和有效性。
　　二、把好文件处理关,确保文件材料的齐全完整
　　文书处理工作关系到文件的正常运转和有效控制,这就要求文书人员在文件送批流转过程中认真实行交接签收制度,不可疏忽。做到及时登记,准确分发,迅速运转、按时催办,认真处理,定期清退归档。同时,还要树立“文书工作,人人有责”的观念,建立健全各项规章制度,从制度上完善文书处理工作,从而确保档案的齐全、完整。
　　在文件处理上要具体把好“三关”:文件收集关,既防止文件遗漏,又避免有文必档。注意外出开会带回来文件的及时收集；来文登记关,严格执行登记制度；发文关,对行文、报表都要留两份,并附底稿。
　　三、把好文件管理关,确保文件的及时归档
　　文件处理完毕,在文件的管理上,要具体做好三点:做好文件的收集、清退、回收工作,对文件进行保管、鉴别和存档整理；制定文书立卷范围和保管期限表,使收集文件有依据,确保归档质量；编制检索工具,以方便查找利用档案；建立健全归档制度,才能能保证档案齐全、完整、系统,符合质量要求,为档案工作的开展和档案事业的发展奠定基础。