◎姜丽敬

　　随着信息时代的到来,传统的档案管理方式已不能满足档案管理工作的需要,特别是大数据技术在各个领域的应用,不仅提升了工作效率,而且降低了劳动成本,我们要充分利用现代信息化技术手段,加快传统档案管理向数字档案管理转化步伐,不断提高档案管理水平,做好档案管理工作。
　　一、档案数字化管理现状分析
　　随着科学技术日新月异,档案管理正从以人工为主的传统管理模式,向以计算机为主的信息化管理的现代档案管理模式转变。特别是近段时间以来,大数据和区块链技术的迅猛发展,数字档案基本上可以通过局域网和互联网来完成收集、存储、计算、分析等,大大降低了人工操作成本,减少了失误环节,对进一步规范档案管理工作起到了巨大的推动作用。
　　目前阶段,我国还没有一个统一完整的数字档案的标准规范,在数字档案文件的归档、移交、接收、保存和利用等方面都在进行积极的有益探索。有的单位、部门或者行业各个信息系统独立运行,大量数字数据没有很好的输入输出接口,进而产生一个一个的“信息孤岛”和行业壁垒,因此逐步实现各系统信息互通、数据互通、最终到档案数据的互通,给档案系统的“信息孤岛”搭建好桥梁势在必行。
　　另外,档案的数字化管理所需要的专业技术人员不足,既需要懂档案管理又需要精通计算机网络知识,人才的匮乏严重影响着档案事业的发展。有的单位和部门领导认识不到位也是一个重要制约因素,认为档案管理就是整理简单的资料和传递文件、堆积一些历史文件和数据,安排一些文化程度较低的人员既可完成,导致档案管理的信息化系统利用率不高。
　　档案数字化,简单的说就是将档案数字数据化和信息化,这是一个复杂的过程,因而产生的数字档案的安全性显得尤为重要。数字档案的归档、保存、查询等都有严格的条件要求,因此对数字档案的管理要制定详细的工作流程和配套的制度措施,以确保数字档案的安全。
　　二、新时代档案数字化建设和管理的路径
　　提高认识,加强领导,选好人、用好人。
　　要不断强化各级领导、档案管理人员乃至全员的网络安全意识。充分认识数字档案、“云存储”等的高危性、不可靠性,意识到网络攻击、网络窃密的经常性、技术的先进性等,要永远绷紧“安全”这根弦,始终把“安全”放在首位。要坚持以人为本,选好用好档案管理人员。档案工作具有很强的政治性、保密性和专业性,从事档案工作的人员在思想上和政治上必须过硬,部门单位要本着对党和国家高度负责的态度选拔和使用档案人员,为做好档案工作提供有力保障。
　　加强培训学习,提高人员职业道德素养和业务技能。
　　档案管理人员综合素质的高低,决定着档案管理工作的高效与安全。档案部门要通过走出去、请进来等多种方式加强对档案管理人员的培训。通过培训,不断提升档案管理人员的职业素养和业务技能,使他们更新观念,熟练计算机等现代信息化设备的操作,做到档案业务与现代信息技术相结合,熟练掌握网络安全保密技能,做好网络安全防护,确保数字档案信息的安全。要熟知各项档案信息化保密制度,要以近年来发生的泄密典型案例为反面教材,引以为戒,牢固树立档案保密安全防线。同时,部门单位要不断引进先进的计算机人才和档案管理人才,不断优化人员结构,提高人员素质,为档案管理工作注入新的活力。
　　建立健全数字档案管理制度,规范档案管理。
　　建立完善规章制度是档案管理工作重要的前提保障,各单位部门要根据国家档案局下发的《中华人民共和国档案法》《档案信息系统安全保护基本要求》等相关制度规定,结合本单位部门实际,认真调研,制定出适合本单位部门的数字档案管理制度。档案管理员要严格按照制度要求做好管理工作。从文件收集归档、安全保密、管理维护到查询利用、鉴定销毁等,都要严格按数字化规范标准执行。
　　做好安全保障,确保数字档案信息安全。
　　在现代网络环境下,数字档案提高了效率,降低了成本,使档案信息资源的复制、输出和传播更加便利,档案管理更加简单容易,但在管理过程中也会出现许多不可忽视的问题,其中最突出的就是档案信息的安全问题。部门单位要配备专职信息安全管理员,对进入计算机的档案信息做好安全处理,采取设置防火墙、安装杀毒软件等措施,防止病毒感染、数据丢失、黑客入侵等。平时对存入计算机的档案信息,要做到随机备份或定时自动备份,定期检查,防止档案信息出现丢失、窃取等问题的发生。要加大资金投入,将管理系统服务器做到双机热备,使用磁盘阵列柜等当前先进设备作为数字档案的存储设备,确保信息的安全可靠。
　　统一信息化管理系统,避免信息孤岛,发挥档案的社会价值和利用价值。
　　目前大环境下虽然网络互联互通十分方便,但各地内部档案互联互通的程度比较低,档案网络化建设多在封闭的状态下进行,类型多样、标准不一,形成“信息孤岛”。各地各系统要依据国家相关档案信息管理要求,结合电子政务规范标准等相关规定,加大人力、技术、财力的支持,加大研发力度,不断解决技术难点,集中开发,明确标准,推出兼容性版本的档案信息化管理操作系统,使单位部门之间的档案资源真正实现互联互通,资源共享,最大化发挥档案的社会价值和利用价值。新修订的档案法,从法律上明确了电子档案和传统载体档案有同等的效力。现代信息技术最新应用也越来越多地深耕档案行业,不断推进数字档案管理的落地应用,这都将促进档案行业从传统档案管理向数字化时代的档案管理新模式跨越。