◎郑世民

　　新时期,在新闻宣传单位的档案管理中,建立有效、科学的档案管理机制是提高档案管理水平的重要保障,但有些单位对档案管理工作还没有建立起较为规范的管理机制。在档案管理体制方面,管理方式比较单一,不够科学,也没有运用现代的管理思想来指导档案工作,对历年的资料进行了有限的分析,没有很强的说服力。在建立档案管理体制的过程中,由于单位管理者经常将档案移交给个别部门,缺少民主参与,无法赋予其它部门参与管理的权力,从而造成了某些档案资料的整理工作不到位,各部门间的配合程度也不高。从档案管理的内容来看,除了受到客观环境的限制,更多的是人为影响。有些单位的档案管理工作通常采用事后监管,存在着一定的局限性,缺乏事前和事中的监督。由于受人的制约,档案管理工作处于一种消极的状态,这不但会影响到档案的管理,还会限制档案工作的深度。
　　与传统的档案信息服务职能不同,在新形势下,加强新闻媒体的编研工作显得尤为重要,但是,档案研究不仅没有取得很好的进展,而且还呈现出相对落后的状况。编研工作牵涉到的领域较广,对档案数据的需求较大,要对各类档案进行合理分类,然后将其归类,以保证编研工作的精确性和科学性。档案管理要花费大量的时间和精力,若不能充分利用信息技术,就会导致编研工作落后。虽然一些媒体机构已逐步完善了档案信息的风险管理体系,但是一些管理者却觉得档案的风险管理相对简单,在实践中,档案信息的风险管理常常被看作是一种形式,无法通过风险管理机制来约束档案的行为,不但缺少执行能力,而且在思想上也没有十分深刻、准确的认识。
　　“互联网+”时代,对新闻宣传单位的档案工作提出了更高的要求。要使档案管理工作更好地适应信息化时代对档案管理的需求,加强对档案工作人员的管理,特别是对档案工作的风险认识。加强对档案工作的防范意识,是搞好新闻宣传单位档案工作的一个重要保障。新闻、广告机构应将科研、社会服务与单位建设相结合,以最大限度地发挥其资源作用。在信息服务方面,不仅要注重档案资料的利用和风险管理,还要对档案资料的收集、整理、归档等进行全面的了解。以此为依据,对新闻、广告等部门的工作进行归档。在加强档案管理工作的同时,也要加强各部门的工作人员对档案的支持,增强档案管理的意识,从而极大地提升档案工作的工作效率。
　　档案管理体制的建立,是档案管理和创新工作的先决条件,也是加强档案管理和改革的体制保证。档案管理系统是对工作人员的一种约束,只有这样,才能使工作更加有效。例如,有关会议协定资料的管理,要使综合档案的规范化结构更加完备,不但要把会议协定列入档案管理,还要在指定的时限内发布重要决定,并完成发布工作,使档案管理成为新闻宣传单位的基本价值。把档案管理作为一种信息管理体系,把档案资料整合到整个新闻宣传单位的信息化建设之中,这既能使档案资料的管理规范化,又能促进档案资料的开发与使用。
　　档案管理观念是新闻宣传单位的文化组成因素,行政机关的管理观念直接影响和制约着其工作绩效。首先,要从思想上对档案工作人员进行管理,要不断强化档案管理队伍的管理观念,要积极引导档案管理人员采用较为先进的管理思想,让管理者有机会了解优秀单位的档案管理经验。与此同时,建立一个跨部门间的沟通平台,为各部门的档案管理者提供一条有效的途径,协助指导各新闻宣传单位持续培育档案管理特色文化。其次,明确职责分工是提高档案管理效能的关键。档案管理人员可以根据岗位职责状况,对档案管理岗位进行职责划分,既要与档案管理工作相结合,又要对每个岗位职责进行清晰界定,从而建立较为系统、健全的职务责任制度。最后,切实提高从业人员的专业素质,强化档案管理。其中,系统管理是文秘工作的一个重要内容,它要求所有从事该工作的人员都能使用技术保证体系的顺利运转,并对系统进行定期的更新和软件的升级。
　　办公室的档案管理工作是一种特殊的工作,它要求有专门的人才。档案管理工作的质量对档案管理工作的效能有很大的影响。因此,各新闻、广告机构必须加强对档案管理人员的培训。一方面,要从基本的知识和技能两个层次上,对档案管理人员进行全面的训练,从而使档案管理人员的业务能力得到进一步的提升。同时,要结合企业发展的实际需求,加强人才队伍建设,为企业的管理改革储备专门人才；新闻部、广告部也要采取相似的措施,激发员工的学习热情,培养他们的自我发展能力,同时也要不断优化他们的专业知识,以适应档案管理与创新的需要。
　　目前,许多单位尚未建立档案反馈机制,对档案的反馈意识比较弱,特别是日常的反馈。因此,可以通过每天的反馈和特殊的反馈来统一管理,尽可能地做到全程反馈,建立一个相对完整的档案反馈机制。因此,各级新闻宣传单位要建立健全的、全方位的档案反馈机制,保证信息反馈机制的实施。同时,也要鼓励舆论主体对新闻宣传单位的档案管理工作进行反馈,以便改进管理中的不足,这样才能更好地保障可以公开的档案材料的社会价值。
　　综上所述,“互联网+”在新的时代背景下,不仅对社会各个层面的发展产生了重要而深刻的影响,而且对档案的管理起到了重要的作用。加强档案的管理与创新,才能对档案进行全面的归类,为各单位的档案资源的使用创造了良好的条件。在档案管理中,既要重视工作的效率,又要重视档案工作的质量,确保资料的客观、准确,为新闻宣传单位的健康发展提供有力的支撑。